¿Cómo gestionar un proyecto para que un cliente no pida cambios a último momento?

Muchas empresas o consultores pueden verse en problemas cuando los clientes no están satisfechos justo cuando la obra ya está por terminar. Carlos Acuña, director de PM Certifica, explica cómo evitar estas situaciones en tres fases.

Para Carlos Acuña, director de la consultora PM Certifica, es imposible trabajar un proyecto basándonos en expectativas o necesidades del cliente. Solo cuando estas se transforman en requisitos, pueden convertirse en productos entregables.

“¿Cuál es diferencia entre expectativas y requisitos? La respuesta es simple: los segundos están documentados. Las necesidades y expectativas están en la cabeza de alguien —se espera que sea “bonito”—, pero eso no es algo tangible. En el documento debe decir a qué se refiere ese algo ‘bonito’”, detalló Acuña.

En este contexto, el ejecutivo identificó tres fases para dar el salto de las expectativas a los requisitos, de manera que cualquier proyecto que trabajemos para un cliente no termine decepcionándolo, ahorrando gastos adicionales para el cliente y carga laboral extra para el proveedor.

1. Obtención de requisitos

Esta primera fase consta de cuatro pasos. El primero es planear la obtención de requisitos, para lo cual se evalúa los insumos, en número y tipo, que se necesitarán para el proyecto. El segundo pasó será identificarlos, para luego documentarlos en una lista. El cuarto paso será consultar estos requisitos con el cliente.

2. Análisis y modelos de trabajo

Una vez que hemos llevado la propuesta de requisitos, la siguiente fase es coordinar con el cliente cuál de los elementos en dicha lista son los más urgentes. Acuña indicó que estas prioridades luego serán incorporadas a un cronograma de plazos para iniciar el proyecto. Esto servirá para monitorear el avance del mismo.

Aquí, el diagrama de flujo puede ser una buena herramienta. El especialista dio un ejemplo: si se tratara de un proceso de selección de personal, la convocatoria de la oferta laboral, la recepción y elección de las hojas de vida, así como la coordinación de entrevistas a los pre-candaditos, todo ello debería ser accesible de al cliente a través de gráficos que señalen los plazos de los entregables.

3. Gestión y comunicación de requisitos

“Esto se puede mostrar de distintas formas y momentos. Lo que se trata de hacer es definir, con el cliente, los plazos en los que se harán la confirmación de requisitos, y el formato en los que se van a comunicar”, explicó Acuña.

Esta última fase viene con varias preguntas sobre cómo la empresa y el cliente se relacionarán: ¿nos comunicaremos en formato gráfico, lo publicaremos en una web? ¿Tendrá [la empresa] el tiempo de hacer esto? ¿Debería haber alguna retroalimentación? Cualquiera sea la respuesta, las acciones deben apuntar a que la empresa siempre está al tanto del avance del proyecto.

El dato

Los documentos en los cuales se especifica los requisitos de un cliente deben ser de carácter contractual, para que en el caso el contratista pida algún cambio de última hora en el proyecto – sin que este aparezca en el contrato -, el proveedor pueda reclamar derechos o pagos extra.

Fuente: http://gestion.pe/

Nueve tips a tomar en cuenta por los trabajadores veinteañeros.

Este grupo se encuentra en la etapa propicia para comenzar a dominar su campo laboral, según una fuente consultada por Forbes. El 70% de crecimiento del salario ocurre durante los primeros 10 años de ejercicio profesional.

Los veinteañeros atraviesan una etapa clave para la construcción de su futuro profesional, por lo que deben sacar el máximo provecho a sus capacidades y no dormirse en sus laureles, subraya la psicóloga Meg Jay, autora de The Defining Decade: Why your twenties matter—and how to make the most of them now.

1. Hacerse cargo de responsabilidades similares a las de los adultos:

Mientras que muchos jóvenes veinteañeros pueden resistirse a la idea de independizarse o conseguir un “trabajo real”, la psicóloga Meg Jay asegura que éste tipo de responsabilidades garantiza su felicidad. Los jóvenes que ocupan un puesto de trabajo se sienten más satisfechos con ellos mismos, a diferencia de quienes no gozan de un empleo.

2. Conseguir el mejor trabajo que pueda obtener:

Si el joven se esfuerza por invertir en su carrera, tendrá más tiempo para constuirla. De acuerdo a la especialista, el 70% de crecimiento del salario ocurre durante los primeros 10 años de carrera. Por este motivo, es necesario conseguir el mejor puesto de trabajo disponible para luego negociar lo que respecta al salario. 

“Las personas que esperan hasta los 30 años para ponerse en marcha nunca van a ponerse al día”, sentencia Jay.

3. No tomar una decisión es una elección:

Cuando los jóvenes aún no saben a qué dedicarse y pasan la mayoría del tiempo en casa o en empleos temporales, poco estables y de bajo nivel, cosecharán resultados desalentadores. No tomar una decisión también es una opción. “Esos veinteañeros consideran que están manteniendo sus opciones abiertas, pero en realidad están cerrando las puertas”, advierte Jay. En el momento menos pensado, habrán pasado varios meses o el tiempo suficiente como para atascarse en el subempleo, mientras que otras personas de similar edad alcanzarán sus propios logros.

4. Tomará algún tiempo ser realmente bueno en el trabajo:

De acuerdo a la especialista, los trabajadores jóvenes aún están dando sus primeros pasos en el escenario laboral, por lo que necesitarán alrededor de 10.000 horas (o unos cinco años) para dominar realmente su trabajo.

Los colegas de mayor edad lucen más serenos y confiados, porque ya cuentan con experiencia. La psicóloga recomienda a los veinteañeros aprender todo lo posible en su primer trabajo y recordar que tomará algún tiempo ser verdaderamente buenos.

5. Alcanzar algo de perspectiva:

En los veinteañeros, suele predominar las emociones ante determinadas situaciones. Esto se debe a que el lóbulo frontal del cerebro aún no ha completado su desarrollo. A dicha característica se añade la poca experiencia laboral de los jóvenes. Es así que ellos son más propensos a magnificar, en sus mentes, los acontecimientos. Meg Jay aconseja tener algo de perspectiva, analizar a fondo las cosas. Escuche las críticas y aprenda de ellas.

6. Tomar en serio las relaciones amorosas:

Si se conoce a personas que se comprometen a una edad madura, ello no significa que se deba evitar una relación amorosa. Según la doctora Jay, los jóvenes veinteañeros se encuentran en la etapa propicia para aprender a tener relaciones saludables.

7. Pensar bien sobre la posibilidad de convivencia:

A pesar de que el porcentaje de parejas que cohabitan ha incrementado en un 1.500% desde 1960, según Jay, las parejas jóvenes no comunican con claridad acerca de lo que significa la convivencia para su relación. La cohabitación puede dar lugar a matrimonios que no son compatibles, advierte la experta.

8. Iniciar la planificación familiar:

Aunque la mayoría de veinteañeros aún no piensa en la fertilidad o en la planificación familiar, Jay asegura que debería hacerlo. En realidad, la fertilidad comienza a decaer significativamente a la edad de los 35 años y de manera espectacular a los 40. Este factor afecta tanto a hombres como a mujeres.

9. Ganar experiencias:

Jay sostiene que el cerebro no madura totalmente hasta los 25 años, aproximadamente, en particular las zonas encargadas del control de las emociones. Sin embargo, la especialista subraya la importancia de aprender y experimentar una serie de situaciones, así se podrá afrontar de mejor manera los incovenientes que se presenten en edad adulta.

Fuente: http://gestion.pe/

Mundo come conocimiento, Perú come rocas.

Entrevista a Maite Vizcarra, gerente del Centro de Innovación de IPAE

El Perú posee un acelerado ritmo de crecimiento, una estabilidad macroeconómica que muchas economías en el mundo envidian, con un marco jurídico que incentiva la inversión a largo plazo. Sin embargo, ¿será suficiente para clasificar al mundial de los países del primer mundo? Maite Vizcarra, gerente del Centro de Innovación de IPAE, advierte que los países que exportan cerros están con los días contados en el mundo del futuro.

Si se compararan los titulares económicos de los años noventa con los de esta última década, parecería que se tratara de otro país. Pasar en solo veinte años de ser un país quebrado para la banca multilateral, con empresas que únicamente podían reestructurar su deuda para sobrevivir, a uno que se enorgullece por subir un peldaño más en el grado de inversión, de subir en el ránking de competitividad del World Economic Forum, y de contar con una de las economías más estables del mundo, es como analizar otra realidad. Para Maite Vizcarra, gerente del Centro de Innovación de IPAE, esta contradicción confirma que estamos satisfechos con los logros de corto plazo, sin prepararnos para los retos del futuro en el campo de la ciencia y tecnología, clave para dejar de ser un país que come piedras y aprender a vivir del conocimiento, y sostener este crecimiento no solo por una década, sino para las próximas generaciones.

Es consenso que se debe innovar. Lo dicen los empresarios, los políticos y los investigadores. Pero, ¿qué pasa? ¿Por qué no se avanza? ¿Por qué resulta tan complicado?

Es complicado porque países como Brasil, Chile y Colombia han necesitado más de una década de crecimiento sostenido para empezar a invertir en innovación, ciencia y tecnología. Nosotros hemos experimentado menos de una década de expansión económica, pero con prioridades más urgentes en educación, salud e infraestructura.

Para impulsar una cultura de innovación se necesita que las empresas y las universidades coordinen una agenda. ¿La lógica del Libre Mercado hará que empresa y academia se aproximen?

Primero, se necesita que el enfoque que poseen las empresas y universidades respecto a la innovación sea el mismo. En teoría, el Estado, el sector privado y la academia conforman un sistema de tres hélices que al girar producen cambios. Pero la realidad ha demostrado que en países donde estas tres estructuras no conversan se necesitan entidades que las aproximen, como es el caso del Centro de Innovación de IPAE, que debe servir de bisagra entre cada una de estas esferas. El Estado se debe comprometer, sí. Las empresas y las universidades, también. Pero si no existen entidades que aproximen a estos elementos va a ser más difícil.

¿Por qué las universidades han inaugurado masivamente escuelas de negocios, en vez de invertir sus excedentes en ciencia y tecnología?

Porque no existe la visión de que es posible transformar el conocimiento en valor agregado, de convertir un descubrimiento científico en dinero. Las universidades apenas hacen formación básica, olvidando que su rol consiste en la formación en ciencia aplicada. En ecosistemas más complejos como Silicon Valley, los negocios más innovadores nacen en la universidad, donde se probó que la hipótesis académica podía tener vida comercial. Pero, en el Perú, para algunos académicos la palabra utilidad es una mala palabra. Ha habido una explosión de escuelas de negocios, pero ninguna se enfoca a la formación en ciencia aplicada. Si en la universidad se sustentan tesis, tal como en el Medioevo, es difícil que hagan escuelas de negocios más complejas.

¿Las empresas están innovando, o innovan sin saber que lo hacen?

Las empresas están vinculadas al concepto del gurú, hablan de innovación solo cuando viene al Perú un personaje. Pero el gurú se va y se olvidan. Y cuando necesitan innovar llaman al gurú o a un consultor que haga lo que les dijo el gurú. Las empresas que innovan lo hacen sin advertir que están innovando, en forma desordenada, poco eficiente, sin instrumentos ni metodologías para organizar el conocimiento adquirido. Para abrir una nueva línea de negocio se demoran entre seis y siete años, pero podrían hacerlo en tres o cuatro si aplicaran una metodología como la que se desarrolla en centros tecnológicos como Fraunhofer (Alemania), Tecnalia (España) y Agderforskning (Noruega).

Cómo evitar que la relación con sus inversores no se deteriore.

El compromiso, liderazgo y capacidad de respuesta del empresario da lugar a la aprobación y confianza de los inversores. Mantener una buena relación con estos últimos resulta fundamental para el futuro de una compañía.

Si bien mantener lazos estrechos con alguien no siempre es tarea fácil, fomentar una relación de financiación fuerte y positiva garantizará el futuro de una empresa. Sepa qué errores deben evitar los empresarios para no perjudicar su relación con los inversores, según las recomendaciones.

No prometer demasiado para luego mantenerse por debajo de las expectativas: 

Sea directo. Cuando le informe a un inversionista sobre su plan de negocio, en primera línea, debe mantener una posición realista. Desde el principio, establezca expectativas que sean adecuadas y razonables, al alcanzarlas podrá sentirse completamente satisfecho, al igual que su inversor. Nadie se quejará de una compañía que logra ir más allá de los hitos, pero no concretar lo prometido es una causa de preocupación rápida.

Evitar la falta de capacidad de respuesta: 

Si el empresario se mantiene preocupado ante una situación que le ha originado demasiado estrés durante un tiempo prolongado, lo más adecuado radica en explicarle al inversor dicha inquietud de manera anticipada para que así pueda brindarle ayuda mediante alternativas de solución. Es mucho más sencillo esquivar un bache, si este es divisado con prontitud. La unidad entre empresario e inversor resulta útil en este sentido. El inversor puede cumplir el papel de guía.

No actuar como una diva:

Cuando la compañía está en un nivel básico, el entorno estará atento a la actitud y al comportamiento general del empresario. Por ello, si el panorama se torna complicado, éste último no puede darse el lujo de hacer como si nada hubiese pasado para “enfrentar” la situación. Si se toma esta actitud, los socios inversionistas considerarán que no existe un compromiso real con la puesta en marcha de la empresa. La carencia de entusiasmo genera falta de interés en el inversor.

No coronarse a sí mismo, dejando de lado a la empresa

El buen líder permite que la empresa disfrute, en conjunto, la gloria de un logro. Del mismo modo, asumirá la responsabilidad que le corresponde cuando las cosas no salen de acuerdo a lo planeado. De lo contrario, el empresario irritará a los miembros de su equipo con su arrogancia y ello tendrá un efecto negativo en el entorno de la compañía. Cuando se busca eludir toda clase de responsabilidad, no se tiene el ego bajo control y no se permite brillar a los demás colaboradores, los inversores hallarán una falta de equilibrio en la cultura de la empresa.

Fuente: http://gestion.pe/ 

Que es el ahorro. Recomendaciones para ahorrar, por que ahorrar. Educación Financiera.

Las ventajas y desventajas de tener amigos en la oficina.

Los conflictos de interés o la percepción de que hay favoritismos son algunos problemas que pueden surgir entre miembros y amigos de un equipo de trabajo. Asimismo, la vida laboral resulta ser más agradable y ello contribuye a mejorar la productividad.

Cuando los integrantes de un grupo de trabajo, además de colegas, son amigos contribuyen a mejorar la productividad dentro de su equipo, ya que las personas pueden concretar sus objetivos laborales al sentirse apoyadas por quienes las rodean.

En esa misma línea, contar con personas de confianza en el trabajo también conduce a compartir ideas e incluso proponer soluciones ante determinados inconvenientes que puedan surgir.

“Cuando estás frustrado o las cosas han ido mal, es bueno desahogarse con alguien que sea un confidente”, indica el psicólogo Rob Yeung, director de la consultoría de liderazgo Talentspace, en información recogida por CNN Expansión.

Sin embargo, las amistades en el trabajo pueden originar problemas cuando nace la sensación de que hay mayor favoritismo hacia determinados compañeros.

Estas situaciones tienen lugar, principalmente, al momento de tomar decisiones, ya que estas pueden molestar o incomodar a algunos integrantes de la oficina.

La traición también puede surgir cuando alguien con actitudes negativas busca aprovechar la confianza que se le brinda al interior de un equipo de trabajo.

“Si el amigo dice: ‘Cometí un error y no deseaba que esto ocurriera’, es una cosa, pero si fue intencional o con malicia, entonces fractura inmediatamente la confianza”, explica la directora de la consultoría iOpener, Jessica Pryce-Jones, quien considera que en casos de una posible traición es mejor “jugar al largo plazo” puesto que dicha persona no esperará mucho tiempo para reincidir en lo mismo.

Al mismo tiempo, encuentre la manera de informar a sus demás colegas sobre lo que sucedió.

A tomar en cuenta

De acuerdo a las fuentes consultadas por el referido portal, formar una amistad genuina es más importante que entablar una relación cercana con la “gente adecuada”.

“No se puede ser cínico y sólo utilizar a los amigos para avanzar en la profesión”, señala Ekow Eshun, socio de la consultora cultural Bug.

En cuanto a las redes de contactos (netwoking), Eshun sostiene la importancia de la calidad sobre la cantidad. Es decir, la clave radica en aprovechar de manera adecuada la información que puedan ofrecer los miembros de una red.

¿Sirven de algo los libros de administración de empresas?